Informes en Acces 2007.-

Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar más facilmente la información y sacar totales por grupos. En este post veremos cómo crear un informe utilizando el asistente y cómo cambiar su diseño una vez creado.

C. 92: Para crear un informe podemos utilizar a sección Informess que encontrarás en la pestaña Crear:

• Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoinforme o utilizar el asistente y después sobre el informe creado modificar el diseño para ajustar el informe a nuestras necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de un informe.

• Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del informe.

• Informe consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración.

• Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentación.

C. 91: El asistente para informes.

Para arrancar el asistente para informes haz clic en el botón Asistente para informes que puedes ver en la imagen anterior. Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana seleccionaremos y agregaremos los campos que deseemos  con las flechas  >  y  >> de la tabla que deseemos tal y como lo hemos explicado en la confección de formularios y consultas.

Al darle siguiente podremos observar un cuadro tal y como este:

En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto añadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarán totales de ese grupo.

Para añadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo por el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botón > (o directamente hacer doble clic sobre el campo).

En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendrá nuestro informe, en la zona central aparecen los campos que se visualizarán para cada registro, en nuestro ejemplo, encima aparece un grupo por población, y encima un grupo por código postal. 

Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo para seleccionarlo y pulsar el botón <.

Le damos Siguiente y vemos esta pantalla...

En esta pantalla podemos elegir ordenar los registros por hasta cuatro campos de ordenación.

Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrán en el informe, y elegimos si queremos una ordenación ascendente o descendente, para elegir una ordenación descendente hacer clic sobre el botón Ascendente y pasará a ser Descendente.

Podemos elegir un tipo de ordenación diferente en los distintos campos de ordenación. Para seguir con el asistente hacemos clic sobre el botón Siguiente> y aparece la siguiente ventana:

En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del informe. Seleccionando una distribución aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el informe con esa distribución.

En el cuadro Orientación podemos elegir entre impresión Vertical u Horizontal (apaisado). Con la opción Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una página, se supone que el asistente generará los campos tal como lo dice la opción.

En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al informe, podemos elegir entre los estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el informe con ese estilo.

Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la última pantalla del asistente para informes:

En esta ventana el asistente nos pregunta el título del informe, este título también será elnombre asignado al informe.

Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre:

• Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe preparado para la impresión o bien

• Modificar el diseño del informe, si seleccionamos esta opción aparecerá la ventana Diseño de informe donde podremos modificar el aspecto del informe.

Seleccionamos la que deseemos, le damos Finalizar y listo! Informe terminado! =)

Fuente: La biblia e Access 2007.pdf - Material Provisto en la Clase de Informática.-