Informes en Acces 2007.-

Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar más facilmente la información y sacar totales por grupos. En este post veremos cómo crear un informe utilizando el asistente y cómo cambiar su diseño una vez creado.

C. 92: Para crear un informe podemos utilizar a sección Informess que encontrarás en la pestaña Crear:

• Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoinforme o utilizar el asistente y después sobre el informe creado modificar el diseño para ajustar el informe a nuestras necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de un informe.

• Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del informe.

• Informe consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración.

• Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentación.

C. 91: El asistente para informes.

Para arrancar el asistente para informes haz clic en el botón Asistente para informes que puedes ver en la imagen anterior. Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana seleccionaremos y agregaremos los campos que deseemos  con las flechas  >  y  >> de la tabla que deseemos tal y como lo hemos explicado en la confección de formularios y consultas.

Al darle siguiente podremos observar un cuadro tal y como este:

En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto añadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarán totales de ese grupo.

Para añadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo por el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botón > (o directamente hacer doble clic sobre el campo).

En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendrá nuestro informe, en la zona central aparecen los campos que se visualizarán para cada registro, en nuestro ejemplo, encima aparece un grupo por población, y encima un grupo por código postal. 

Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo para seleccionarlo y pulsar el botón <.

Le damos Siguiente y vemos esta pantalla...

En esta pantalla podemos elegir ordenar los registros por hasta cuatro campos de ordenación.

Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrán en el informe, y elegimos si queremos una ordenación ascendente o descendente, para elegir una ordenación descendente hacer clic sobre el botón Ascendente y pasará a ser Descendente.

Podemos elegir un tipo de ordenación diferente en los distintos campos de ordenación. Para seguir con el asistente hacemos clic sobre el botón Siguiente> y aparece la siguiente ventana:

En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del informe. Seleccionando una distribución aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el informe con esa distribución.

En el cuadro Orientación podemos elegir entre impresión Vertical u Horizontal (apaisado). Con la opción Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una página, se supone que el asistente generará los campos tal como lo dice la opción.

En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al informe, podemos elegir entre los estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el informe con ese estilo.

Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la última pantalla del asistente para informes:

En esta ventana el asistente nos pregunta el título del informe, este título también será elnombre asignado al informe.

Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre:

• Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe preparado para la impresión o bien

• Modificar el diseño del informe, si seleccionamos esta opción aparecerá la ventana Diseño de informe donde podremos modificar el aspecto del informe.

Seleccionamos la que deseemos, le damos Finalizar y listo! Informe terminado! =)

Fuente: La biblia e Access 2007.pdf - Material Provisto en la Clase de Informática.-

Creando Consultas y Formularios en Access 2007.-

C. 90: CONSULTAS

Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:

Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear. Hacer clic en el botón Asistente para consultas de la pestaña Crear; Diseño de Consulta en la pestaña Crear: también tenemos la posibilidad de utilizar el Diseño de Consulta que puedes ver en la imagen siguiente pero exige una serie de pasos mas complicados, por esto utilizaremos el Asistente para consultas.

Si haces clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Elegimos ASISTENTE PARA CONSULTAS SENCILLAS y le damos Aceptar, a continuación veremos el siguiente cuadro:

Aqui, seleccionaremos la o las tablas que deseamos utilizar y transportaremos los campos deseados de un cuadro al otro a través de las flechitas;  >  para pasar de a uno y  >>  para pasar todos.

Aqui simplemente le damos el nombre que deseemos a nuestra consulta, clickeamos en Finalizar y ya, nuestra consulta esta terminada!

C. 89: FORMULARIOS

Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta. En esta unidad veremos cómo crear un formulario, manejarlo para la edición de registros y cambiar su diseño.

Para crear un formulario tenemos varías opciones.

Podemos acceder a todas ellas desde la pestaña Crear:

• Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporque en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoformulario o utilizar el asisando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya tente y después sobre el formulario creado modificar el diseño para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de un formulario.

• Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del formulario.

• Formulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración.

• Gráficos dinámicos abrirá un formulario en blanco basado en la utilización de gráficos dinámicos. 

Explicaremos a continuación la forma de crear un formulario utilizando el asistente para formularios.

Para arrancar el asistente para formularios haz clic en la opción Asistente para formularios que puedes ver en la imagen anterior. Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario.

Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los datos del cuadro Tablas/Consultas, este será el origen del formulario. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del formulario esa consulta.

A continuación seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y clic sobre el botón > o simplemente doble clic sobre el campo.

Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón < y el campo se quita de la lista de campos seleccionados.

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón >> o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón <<.

Una vez seleccionada la distribución que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la siguiente pantalla:

En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del formulario. Seleccionando un formato aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el formulario con esa distribución.

En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al formulario, podemos elegir entre los estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el formulario con ese estilo.

Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la última pantalla del asistente para formularios:

En esta ventana el asistente nos pregunta el título del formulario, este título también será el nombre asignado al formulario. Le damos Finalizar y nuestro formulario está terminado!! 

Fuente: La biblia de Access 2007. pdf - Material provisto en la clase de Informática.

Relaciones en Access 2007.

Conceptos básicos sobre relaciones.

C . 88: Bases de datos relacionales:

Una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos procedentes de más de una tabla. Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecución y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas.

Para conseguir una correcta base de datos relacional es imprescindible realizar un estudio previo del diseño de la base de datos. Para poder relacionar tablas entre sí se deberá especificar un campo en común que contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo será clave principal en una de ellas. Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas será la tabla principal (de la que parte relación) y la otra será la tabla secundaria (destino de la relación).

C .87: Tipos de relaciones.

Se pueden distinguir tres tipos de relaciones:

• Relación Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla sólo puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla y viceversa. Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con una lista de Alcaldes, una población sólo puede tener un alcalde, y un alcalde lo será únicamente de una población.

• Relación Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) sólo puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla (tabla principal) puede tener más de un registro relacionado en la primera tabla (tabla secundaria). Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con los habitantes, una población puede tener más de un habitante, pero un habitante pertenecerá (estará empadronado) en una única población.

• Relación Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con más de un registro de la otra tabla y viceversa. Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de clientes y otra con los artículos que se venden en la empresa, un cliente podrá realizar un pedido con varios artículos, y un artículo podrá ser vendido a más de un cliente. 

Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla intermedia entre las dos tablas. Siguiendo el ejemplo anterior sería definir una tabla líneas de pedido relacionada con clientes y con artículos.

Para crear relaciones en Access 2007 primero deberemos acceder a la ventana Relaciones deberemos hacer clic en el botón Relaciones que se encuentra en la pestaña Herramientas de base de datos.

Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla de la derecha esperando indicarle las tablas que formarán parte de la relación a crear.

Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relación haciendo clic sobre ella, aparecerá dicha tabla remarcada. Hacer clic sobre el botón Agregar. 

Repetir los dos pasos anteriores hasta añadir todas las tablas de las relaciones a crear. Hacer clic sobre el botón Cerrar.

Ahora aparecerá la ventana Relaciones con las tablas añadidas en el paso anterior.

Para crear la relación:

Ir sobre el campo de relación de la tabla principal (en nuestro caso codigo). Pulsar el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el campo numero de la tabla secundaria (aulaClic_Facturas). Soltar el botón del ratón.

Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones siguientes:

En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (aulaClic_clientes y aulaClic_Facturas) y debajo de éstos el nombre de los campos de relación (codigo y numero).

Ojo! siempre deben ser campos que contengan el mismo tipo de información y por lo tanto del mismo tipo.

Observa en la parte inferior el Tipo de relación que se asignará dependiendo de las características de los campos de relación (en nuestro caso uno a varios). Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre éste. Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados.

C. 86: Integridad referencial

La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access 2007 para asegurarse que las relaciones entre registros de tablas relacionadas son válidas y que no se borren o cambien datos relacionados de forma accidental. Al exigir integridad referencial en una relación le estamos diciendo a Access 2007 que no nos deje introducir datos en la tabla secundaria si previamente no se ha introducido el registro relacionado en la tabla principal.

Por ejemplo: Tenemos una tabla de habitantes y una tabla de poblaciones, en la tabla Habitantes tengo un campo Poblacion que me indica en qué población vive el habitante, las dos tablas deberían estar relacionadas por el campo Poblacion, en esta relación de tipo uno a varios la tabla Poblaciones es la tabla principal y la tabla Habitantes la secundaria (una población tiene varios habitantes). Si marcamos la casilla Integridad Referencial, no nos dejará asignar a un habitante una población que no exista en la tabla Poblaciones.

La integridad referencial dispone de dos acciones asociadas:

• Actualizar en cascada los campos relacionados: Hace que cuando se cambie el valor del campo de la tabla principal, automáticamente cambiarán los valores de sus registros relacionados en la tabla secundaria. Por ejemplo: Si cambiamos el nombre de la población Onteniente por Ontinyent en la tabla Poblaciones, automáticamente en la tabla Habitantes, todos los habitantes de Onteniente se cambiarán a Ontinyent.

• Eliminar en cascada los registros relacionados: Cuando se elimina un registro de la tabla principal se borrarán también los registros relacionados en la tabla secundaria. Por ejemplo: Si borramos la población Onteniente en la tabla Poblaciones, automáticamente todos los habitantes de Onteniente se borrarán de la tabla de Habitantes.

Si no marcamos ninguna de las opciones no nos dejará ni cambiar el nombre de una población ni eliminar una población si ésta tiene habitantes asignados.

Para terminar, hacer clic sobre el botón Crear. Se creará la relación y ésta aparecerá en la ventana Relaciones.

C. 85: Añadir tablas a la ventana Relaciones.

Si ya hemos creado una relación y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla en la ventana Relaciones debemos añadir la tabla a la ventana:

Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botón Relaciones en la pestaña Herramientas de base de datos. Para añadir la tabla hacer clic sobre el botón Mostrar tabla en la pestaña Diseño.

Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tablas estudiado en el apartado anterior.

Añadir las tablas necesarias. Cerrar el cuadro de diálogo.

C.84: Quitar tablas de la ventana Relaciones.

Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones:

Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botón Relaciones en la pestaña Herramientas de base de datos.

Después podemos elegir entre:

• Hacer clic con el botón derecho sobre la tabla y elegir la opción Ocultar tabla del menú contextual que aparecerá.

• Hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botón Ocultar tabla en la pestaña Diseño.

C. 83:Modificar relaciones.

Para modificar relaciones ya creadas:

Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas:

• Hacer clic con el botón derecho sobre la relación a modificar y elegir la opción Modificar relación... del menú contextual que aparecerá, o bien

• Hacer clic sobre la relación a modificar y hacer clic en el botón Modificar relaciones que encontrarás en la pestaña Diseño de la banda de opciones.

Se abrirá el cuadro de diálogo Modificar relaciones visto anteriormente. Realizar los cambios deseados. Hacer clic sobre el botón Aceptar. 

C. 82: Eliminar relaciones.

Si lo que queremos es borrar la relación podemos:

• Hacer clic con el botón derecho sobre la relación a borrar y elegir la opción Eliminar del menú contextual.

• Hacer clic con el botón izquierdo sobre la relación, la relación quedará seleccionada, y a continuación pulsar la tecla DEL o SUPR.

La relación queda eliminada de la ventana y de la base de datos.

Espero les guste y sea de utilidad! Saludos =)

Fuente: La biblia de Acces 2007.pdf - Material provisto en la clase de Informática.-

Creando tablas en ACCESS 2007!

C. 81: Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear para visualizar sus opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:

El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.

• Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica.

• Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla de este tipo y sólo tendrás que rellenarla con sus datos.

• Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personans con acceso al mismo sitio.

Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño. Este método consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendrá y otras consideraciones como claves, etc...

Otra forma rápida de llegar a la vista Diseñoes seleccionando la vista desde la pestaña Hoja de datos, o haciendo clic en el botón de Vista de Diseño en la barra de estado:

Se podrá visualizar la vista de diseño de la tabla como en la imagen a continuación:

En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1).

A continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente.

En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda) para definir propiedades del campo es decir características adicionales de la columna que estamos definiendo.

Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este nomento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres.

Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondrá la tabla:

En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.

A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qué tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo.

C. 80: Los diferentes tipos de datos de Access 2007 son:

• Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dígitos y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier número que no se utilice en cálculos, como números de teléfono o códigos postales.

• Número: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro del tipo número la propiedad tamaño del campo nos permite concretar más. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.

• Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.

• Moneda: para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo. Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los cálculos. Un campo Moneda tiene una precisión de hasta 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco.

• Autonumérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar.

• Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

• Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos u otros datos binarios.

Existen otros tipos de datos como Memo o Hipervinculo, pero no los explicaré ahora dado que estos son mucho más importantes y comunes en el manejo de Access 2007.-

Para guardar una tabla, podemos:

Ir al Botón de Office y elegir la opción Guardar.

O bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido. Como nuestra tabla aún no tiene nombre asignado, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Escribir el nombre de la tabla. Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de diálogo avisándonos de ello, y preguntándonos si queremos que Access cree una, si le decimos que Sí nos añade un campo de tipo autonumérico y lo define como clave principal. Si le decimos que No se guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente pero no obligatorio.

C. 79: La clave principal

Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal. La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo.

Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:

Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal. Hacer clic sobre el botón Clave principal en el marco Herramientas de la pestaña Diseño. 

A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave principal de la tabla. Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos pulsando simultáneamente la tecla Ctrl y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el botón anterior "Clave Principal".

Importante: Recordar que un campo o combinación de campos que forman la clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal. Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error.

C. 78: Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definición (por ejemplo, añadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...) tendremos que realizar una modificación en su diseño:

Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo estuviera. Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar Vista Diseño en el menú contextual:

Aparecerá la ventana de diseño de tablas estudiada en la unidad temática anterior. Para modificar la definición de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias. Luego guardar nuevamente y listo!

Espero les guste, en próxima entrega seguimos aprendiendo con Access 2007! Saludos =)

Fuente: La biblia de Access 2007.pdf - Material provisto en la clase de informática.

Seguimos aprendiendo con Access 2007!

C 77: Conceptos básicos de Access

Base de datos: Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.

Las bases de datos de Access 2007 tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador las reconozca como tal. Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional.

En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas. Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener información sobre los pedidos de éstos.

Tablas de datos: Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o pedidos. 

Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del cliente, nombre del cliente, dirección,...

Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,...

Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de CLIENTES podría ser:

Consultas: Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados en las tablas ya creadas. Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,..., pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones. Por ejemplo, podríamos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes cuyo código postal sea 46625.

Formularios: Un formulario es el objeto de Access 2007 diseñado para la introducción, visualización y modificación de los datos de las tablas. Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se utilizan tienen la forma de pestañas de datos para la introducción por ejemplo de los diferentes clientes de la tabla CLIENTES.

Informes: Un informe es el objeto de Access 2007 diseñado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla. Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.

C. 76: Para crear una nueva base de datos debemos:

Hacer clic sobre la opción Nuevo del Botón de Office (haciendo clic en el icono de Office en la parte superior izquierda de la pantalla) que aparece a la derecha de la pantalla.

Aparecerá la ventana de Introducción a Microsoft Office Access.

Selecciona la opción Base de datos en blanco. En la parte inferior también podrás seleccionar una plantilla para crear una nueva base de datos basada en ella.

A continuación aparecerá en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:

Aquí deberás indicar el Nombre de archivo de la base de datos.

Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botón Buscar ubicación (Que es la carpetita amarilla que se visualiza junto al cuadro de Nombre de Archivo:) .

Se abrirá un cuadro de diálogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardará.

Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión .ACCDB.

Por defecto, Access abrirá una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos.

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas. Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploración, desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.

En principio sólo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access creará por defecto.

Espero les guste y les sea de utilidad! Hasta la próxima! =)

Fuente: La biblia de Access.pdf - Material Provisto en la clase de Informática.

Trabajando con controles de MS - Acces 2007

C 75: Cambiar el tamaño de los controles.

Para cambiar el tamaño de un control seleccionarlo para que aparezcan los controladores de tamaño, a continuación mover el ratón encima de uno de los controladores de tamaño, cuando el puntero toma la forma de una flecha doble pulsar el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo arrastrarlo hasta que el control tome el tamaño deseado. Para cambiar el tamaño de varios controles a la vez, seleccionarlos y cambiar el tamaño de uno de ellos, se cambiarán todos.

Con el botón Autoformato que se encuentra en la pestaña Organizar podemos cambiar con un clic el aspecto de nuestro formulario asignándole un diseño de los que tiene Access predefinidos, son los estilos que aparecen también en el asistente para formularios.

También podemos agregar un subformulario haciendo clic en el botón Subformulario de la pestaña Diseño (junto al resto de los controles). Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. 

El formulario primario se denomina formulario principal, y el formulario dentro del formulario se denomina subformulario. Una combinación formulario/subformulario se llama a menudo formulario jerárquico, formulario principal/detalle o formulario principal/secundario. Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una relación uno a varios. Por ejemplo, podemos crear un formulario para mostrar los datos de la tabla Cursos con un subformulario para mostrar los alumnos matriculados en cada curso.

El formulario principal y subformulario de este tipo de formularios están vinculados para que el subformulario presente sólo los registros que están relacionados con el registro actual del formulario principal (que el subformulario presente sólo los alumnos matriculados en el curso activo).

Además de poder utilizar la pestaña Organizar para modificar el formato de nuestros formularios podemos aprovechar unas cuantos opciones que nos serán muy útiles para mejorar la presentación de los objetos que creemos:

C. 74: Para alinear varios controles, podemos moverlos uno a uno guiándonos por la cuadrícula pero tenemos una opción del menú Formato que nos permite realizarlo de forma más cómoda.

Seleccionamos los controles de la sección Alineación: izquierda, derecha, arriba, abajo. Podemos utilizar el botón para que los controles se alineen automáticamente.

Utiliza las opciones de la sección Tamaño para ajustar el tamaño de los controles.

Se procede de la misma forma que para alinear controles, seleccionamos los controles que queremos ajustar y pulsamos la opción más adecuada a lo que queremos hacer.

Podemos elegir Ajustar, hace el control lo suficientemente grande para que quepa todo su contenido.

A la cuadrícula: ajusta a la cuadrícula.

Ajustar al más alto: todos los controles toman la altura del más alto.

Ajustar al más corto: todos los controles toman la altura del menos alto.

Ajustar al más ancho: todos los controles toman la anchura del más ancho.

Ajustar al más estrecho: todos los controles toman la anchura del menos ancho.

Cuando queremos alinear y dejarlos del mismo tamaño es preferible primero ajustar el tamaño y después alinearlos porque a veces al cambiar la anchura se pierde la alineación. Utiliza la opción Delimitación para enlazar dos controles diferentes, de modo que si modificas uno el otro se actualice para cuadrar con el primero.

Ajustar el espacio entre controles. Si queremos cambiar la distancia entre controles, además de moverlos libremente por el área de diseño, podemos utilizar unas opciones de la sección Posición.

Seleccionamos los controles que queremos ajustar y elegimos la opción más adecuada a lo que queremos hacer: dejarlos con el mismo espacio entre controles (Igualar), aumentar el espacio entre todos los controles seleccionados tal como muestra la imagen a la izquierda de la opción (Aumentar), o reducir ese espacio (Disminuir).

También podemos hacer lo mismo con el espacio vertical, como dejar el mismo espacio entre controles (Igualar), aumentar el espacio entre todos los controles seleccionados tal como muestra la imagen a la izquierda de la opción (Aumentar), o reducir ese espacio (Disminuir).

Fuente: La biblia de Access 2007.pdf - Material provisto en la clase de Informática.

"ACTIVIDAD N° 10: Datos, Información, Conocimiento y Sabiduría - Modelo Leavitt.

1) DATOS - INFORMACIÓN - CONOCIMIENTO - SABIDURÍA.

"Los datos, organizados y empleados debidamente, pueden convertirse en información.
La información, absorbida, comprendida y aplicada por las personas, puede convertirse en conocimientos.

Los conocimientos aplicados frecuentemente en un campo pueden convertirse en sabiduría,

Y la sabiduría es la base de la acción positiva."

- Michael Cooley.

Un dato son simples palabras relacionadas a un mismo caso o a una misma cosa que en su conjunto y utilizando la lógica nos pueden proporcionar una información acerca de lo que se está tratando.

Tomando en cuenta que ya se ha obtenido en base a estos datos una información, el hecho de dominarla y saber aplicarla le da a quien la maneja un conocimiento y con la experiencia que se adquiere al dominar dicha información se podría decir que se ha adquirido sabiduría.

Bueno, al tener en mente todo lo mencionado podemos considerar que estos conceptos (teniendo en cuenta que no se pierden o alteran) vienen a ser más que una serie de palabras un instructivo o una serie de pasos a seguir para llegar a lo que al final se nos menciona que es obtener sabiduría.

Fuente: Buenas tareas - http://www.buenastareas.com/ensayos/Informaci%C3%B3n-Conocimiento-y-Sabiduria/1876349.html

2) MODELO DE LEAVITT.

Un modelo popular de la teoría organizacional es el modelo Leavitt (1965). Leavitt era un sociólogo que propuso un modelo para todos los sistemas organizativos (desde los más complejos, pasando por las fábricas y negocios).

Según Leavitt, estos modelos están formados por cuatro elementos, denominados:

• TAREAS

• PERSONAS

• ESTRUCTURA

• TECNOLOGÍA

El modelo de Leavitt se puede aplicar en cualquier organización (empresa, partido político o sindicato). Se puede aplicar siempre.

Las organizaciones complejas tienen su propia tecnología, en la que se apoyan. Con el término tecnología no sólo se refiere a las máquinas, a los equipos y a los productos técnicos, sino también a todo aquello que se utilice en la organización, para alcanzar los resultados para los cuales se crearon; hasta se puede referir al conocimiento del personal.

Cada organización posee su tecnología y su estructura. En otras palabras, un grupo de conexiones y relaciones entre su personal una red de relaciones que se pueden traducir en reglas y en conductas.

Cada organización tiene sus objetivos y propósitos a breve o a largo plazo que intenta cumplir no sólo con planes preestablecidos sino también estratégicos.

También tiene sus participantes, personas: trabajadores, dirección y dueños, sea cual sea el tipo de organización, lugar y periodo histórico. Las características de los elementos individuales que establecen la organización, tal como las relaciones interpersonales cambiaron con el paso del tiempo y con el cambio social.

Fuente: Actrav Itcilio - http://actrav.itcilo.org/library/spanish/fordism/U02/ud2_01.htm

2.b) Proponer un ejemplo de cambio en una organización donde el elemento de cambio sea la Tecnología.

Dado que los componentes de este modelo se encuentran interrelacionados entre sí, al modificar uno de ellos se modifican (en mayor o menor medida) los demás. Veamos un ejemplo...

Tipo de organización: Privada. 

Organización: Imperial Motos.

Cambio concreto: Instalación de Software para control de Stock.

Eso fue todo por hoy, espero les guste y les haya sido claro.. Saludos a todos! =)

Sistemas de información.-

Un sistema de información (SI) es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad u objetivo. Dichos elementos formarán parte de alguna de las siguientes categorías:

• Personas
• Datos
• Actividades o técnicas de trabajo
• Recursos materiales en general (generalmente recursos informáticos y de comunicación, aunque no necesariamente).

Todos estos elementos interactúan para procesar los datos (incluidos los procesos manuales y automáticos) y dan lugar a información más elaborada, que se distribuye de la manera más adecuada posible en una determinada organización, en función de sus objetivos.

Habitualmente el término se usa de manera errónea como sinónimo de sistema de información informático, en parte porque en la mayor parte de los casos los recursos materiales de un sistema de información están constituidos casi en su totalidad por sistemas informáticos. Estrictamente hablando, un sistema de información no tiene por qué disponer de dichos recursos (aunque en la práctica esto no suela ocurrir). Se podría decir entonces que los sistemas de información informáticos son una subclase o un subconjunto de los sistemas de información en general.

CICLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.-

Existen pautas básicas para el desarrollo de un SI para una organización:

• Conocimiento de la Organización: analizar y conocer todos los sistemas que forman parte de la organización, así como los futuros usuarios del SI. En las empresas (fin de lucro presente), se analiza el proceso de negocio y los procesos transaccionales a los que dará soporte el SI.
• Identificación de problemas y oportunidades: el segundo paso es relevar las situaciones que tiene la organización y de las cuales se puede sacar una ventaja competitiva (Por ejemplo: una empresa con un personal capacitado en manejo informático reduce el costo de capacitación de los usuarios), así como las situaciones desventajosas o limitaciones que hay que sortear o que tomar en cuenta (Por ejemplo: el edificio de una empresa que cuenta con un espacio muy reducido y no permitirá instalar más de dos computadoras).
• Determinar las necesidades: este proceso también se denomina elicitación de requerimientos. En el mismo, se procede identificar a través de algún método de recolección de información (el que más se ajuste a cada caso) la información relevante para el SI que se propondrá.
• Diagnóstico: En este paso se elabora un informe resaltando los aspectos positivos y negativos de la organización. Este informe formará parte de la propuesta del SI y, también, será tomado en cuenta a la hora del diseño.
• Propuesta: contando ya con toda la información necesaria acerca de la organización es posible elaborar una propuesta formal dirigida hacia la organización donde se detalle el presupuesto, relación costo-beneficio, presentación del proyecto de desarrollo del SI.
• Diseño del sistema: Una vez aprobado el proyecto, se comienza con la elaboración del diseño lógico del SI; la misma incluye el diseño del flujo de la información dentro del sistema, los procesos que se realizarán dentro del sistema, etc. En este paso es importante seleccionar la plataforma donde se apoyará el SI y el lenguaje de programación a utilizar.
• Codificación: con el algoritmo ya diseñado, se procede a su reescritura en un lenguaje de programación establecido (programación), es decir, en códigos que la máquina pueda interpretar y ejecutar.
• Implementación: Este paso consta de todas las actividades requeridas para la instalación de los equipos informáticos, redes y la instalación del programa generado en el paso anterior.
• Mantenimiento: Proceso de retroalimentación, a través del cual se puede solicitar la corrección, el mejoramiento o la adaptación del SI ya creado a otro entorno. Este paso incluye el soporte técnico acordado anteriormente.

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
Hay muchos puntos de vista para hacer una tipología de sistemas, pero estos se pueden dividir en 3 grandes grupos:

Sistemas Transaccionales (Operacionales).
Son aquellos sistemas que automatizan realizan registro de las operaciones o transacciones en forma permanente, automatizando las tareas y procesos operativos, la información que se procesa son utilizadas por los sistemas para la toma de decisiones. Está ubicado en el nivel más bajo de la organización.

Sistemas de Soporte para la Toma de Decisiones.
Son aquellos sistemas que brindan información resumida y precisa a los jefes de áreas y a los altos gerentes, permitiendo así que ellos tomen decisiones de manera acertada; estos sistemas se nutren de la información que procesa los sistemas transaccionales. Estos realizan registros de datos no permanentes, osea se realizan actualizaciones de data de vez en cuando, mas sirve para consultas.

Sistemas de Información Estratégico.
Estos sistemas son utilizados por el nivel más superior de la organización y están desarrollados para lograr ventajas competitivas, son usados internamente en las áreas gerenciales y se nutren de los Sistemas de Soporte para la Toma de Decisiones.

Espero les resulte interesante.. saludos a todos! =)

Fuente:

- Wikipedia - http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informaci%C3%B3n

- Pechll - http://pechll.blogspot.es/