Tabla Dinámica y Gráfico Dinámico.-

C.73: Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc..

Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos. 

Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también podemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico dinámico).

Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.

Seleccionamos la opción Selecciona una tabla o rango y allídebemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras. Pulsamos Aceptar para seguir. Se abrirá un nuevo panel en la derecha de la pantalla:

Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica. Con esta herramienta podríamos contruir una tabla dinámica con la siguiente estructura (según los datos que se visualizan en la imagen es el ejemplo):

• Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.

• Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.

• En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Referencia en cada Mes.

Con esta herramienta podríamos contruir una tabla dinámica con la siguiente estructura:

• Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.

• Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.

• En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Referencia en cada Mes.

Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar correspondiente al pie del panel.

Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi esfuerzos.

Para eliminar una tabla dinámica simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la tecla Supr.

C.72: Gráficos con tablas dinámicas

Para crear una gráfica de nuestra tabla dinámica deberemos hacer clic en el botón Gráfico dinámico de

la pestaña Opciones.

Para cambiar el formato del gráfico a otro tipo de gráfico que nos agrade más o nos convenga más

según los datos que tenemos.

Al pulsar este botón se abrirá el cuadro de diálogo de Insertar gráfico, allí deberemos escoger el

gráfico que más nos convenga.

Luego, la mecánica a seguir para trabajar con el gráfico es la misma que con los gráficos que insertamos de manera regular.

Espero les sea de utilidad, hasta el próximo post!!! =)

Fuente: La Biblia de Excel 2007.pdf - Material provisto por el profesor de la cátedra Informática.-

Potencial de Excel: "Funciones": CONCATENAR, COINCIDIR Y DESREF.-

C. 71: Función de texto: CONCATENAR.-

Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números, pero Excel también tiene un conjunto de funciones específicas para la manipulación de texto.

Función CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN)

Devuelve una cadena de caracteres con la unión de los textos pasados como parámetros. Esta función es de utilidad cuando tenemos texto como puedan ser el nombre completo de una persona pero está dividido en distintas celdas y en alguna ocasión queremos fundir el nombre completo en una sola celda.

Ejemplo: =CONCATENAR("Antonio ";"Gutierrez ";"Fernandez " ) devuelve Antonio Gutierrez Fernandez

Función de búsqueda: COINCIDIR.-

En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las fórmulas

diseñadas. Por eso existe una agrupación de funciones específicas para realizar búsquedas de datos.

Comprendamos qué es en sí una búsqueda, cuando queremos encontrar alguna información de algo no

buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una búsqueda de una

propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a

una persona, describimos su aspecto físico, si buscamos el nº de teléfono de un restaurante, buscamos

en la guía de teléfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no

lo conocemos por eso buscamos por otros datos que sí conocemos.

C.70: Función COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscar_en;tipo_de_coincidencia)

Devuelve la posición relativa de un elemento, que coincide con un valor dado en un orden especificado dentro de una matriz.

Tipo_de_coincidencia es el número -1, 0 ó 1 y especifica cómo ha de coincidir el valor_buscado con los valores de matriz_buscada.

Si tipo_de_coincidencia es 1, COINCIDIR encuentra el mayor valor que es inferior o igual al valor_buscado. Los valores en el argumento matriz_buscada deben colocarse en orden ascendente: ...-

2; -1; 0; 1; 2;...A-Z; FALSO; VERDADERO.

Si tipo_de_coincidencia es 0, COINCIDIR encuentra el primer valor que es exactamente igual al valor_buscado. Los valores en matriz_buscada pueden estar en cualquier orden.

Si tipo_de_coincidencia es -1, COINCIDIR encuentra el menor valor que es mayor o igual al valor_buscado. Los valores de matriz_buscada deben colocarse en orden descendente: VERDADERO; FALSO; Z-A; ...2; 1; 0; -1; -2; ...y así sucesivamente.

Si se omite tipo_de_coincidencia, se supondrá que es 1.

Ejemplo: =COINCIDIR(23;{"uvas";,23\"peras";45\"manzanas";55}) devuelve 2 que es la posición donde se encuentra el número 23.

C.69: Función de búsqueda: DESREF.-

Función DESREF(ref;nfilas;ncolumnas;alto;ancho)

Devuelve una referencia de celdas situadas a partir de una referencia (ref) unas filas más abajo (nfilas positivo) o más arriba (nfilas negativo) y una columnas más a la derecha (ncolumnas positivo) o más a  la izquierda (ncolumnas negativo). Los parámetros alto y ancho indican el número de celdas que se tienen que recuperar a partir del ahí.

Ejemplo: =DESREF(A1;2;3) devuelve el valor situado 2 filas más abajo y 3 columnas a la derecha de la celda A, es decir en la celda D3. =SUMA(DESREF(K4;-3;-1;3;2)) obtiene la suma de las celdas devueltas por la función DESREF. En este caso la función desref devuelve las celdas J1:K3 para verlo veamos cómo interpretar la función: a partir de la celda K4 nos desplazamos 3 filas hacia arriba (nfilas -3) y 1 columna hacia la izquierda (ncolumnas -1) llegamos a la celda J1, a partir de esa celda cogemos 3 filas (alto 3) y 2 columnas (ancho 2), es decir las celdas J1,J2,J3,K1,K2 y K3, la función desref nos ha devuelto el rango J1:K3.

Espero les sea de utilidad.. Hasta el próximo post! Saludos people! =)

Fuente: La Biblia de Excel 2007.pdf - Material provisto por el profesor en la clase de informática.-

Potencial de Excel: "Funciones": Fecha y Hora.-

De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas al tratamiento de fechas y horas.

Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel.

En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un "número de serie". Pues bien, Excel llama número de serie al número de días transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir toma la fecha inicial del sistema como el día 0/1/1900 y a partir de ahí empieza a contar, en las funciones que tengan núm_de_serie como argumento, podremos poner un número o bien la referencia de una celda que contenga una fecha.

Función y su Descripción:

Función AHORA() - Esta función nos devuelve la fecha y la hora actual del sistema con formato de fecha y hora.

Ejemplo: =AHORA() devuelve 09/09/2004 11:50.

Función AÑO(núm_de_serie) - Esta función tiene como parámetro un número de serie y devuelve el año en formato año entre el rango de 1900-9999.

Ejemplo: =AÑO(38300) devuelve 2004. En vez de un número de serie le podríamos pasar la referencia de una celda que contenga una fecha: =AÑO(B12) devuelve también 2004 si en la celda B12 tengo el

valor 01/01/2004.

Función DIA(núm_de_serie) - Devuelve el día del mes correspondiente al número de serie proporcionado.

Ejemplo: =DIA(38300) devuelve 9.

Función DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;método) - Calcula el número de días entre las dos fechas proporcionadas basandose en años de 360 días. Los parámetros de fecha inicial y fecha final es mejor introducirlos mediante la función:

Fecha(año;mes;dia). El parámetro método es lógico (verdadero, falso), V --> método Europeo, F u omitido--> método Americano.

Método Europeo: Las fechas iniciales o finales que corresponden al 31 del mes se convierten en el 30

del mismo mes.

Método Americano: Si la fecha inicial es el 31 del mes, se convierte en el 30 del mismo mes. Si la fecha final es el 31 del mes y la fecha inicial es anterior al 30, la fecha final se convierte en el 1 del mes siguiente; de lo contrario la fecha final se convierte en el 30 del mismo mes.

Ejemplo: =DIAS360(Fecha(1975;05;04);Fecha(2004;05;04)) devuelve 10440.

C. 68: Función DIASEM(núm_de_serie;tipo) - Devuelve un número del 1 al 7 que identifica al día de la semana, el parámetro tipo permite especificar a partir de qué día empieza la semana, si es al estilo americano pondremos de tipo = 1 (domingo=1 y sábado=7), para estilo europeo pondremos tipo=2 (lunes=1 y domingo=7).

Ejemplo: =DIASEM(38300;2) devuelve 2.

Función FECHA(año;mes;día) - Devuelve la fecha en formato fecha, esta función sirve sobre todo por si queremos que nos indique la fecha completa utilizando celdas donde tengamos los datos del día, mes y año por separado.

Ejemplo: =FECHA(2004;2;15) devuelve 15/02/2004.

Función FECHANUMERO(texto_de_fecha) - Devuelve la fecha en formato de fecha convirtiendo la fecha en formato de texto pasada como parámetro. La fecha pasada por parámetro debe ser del estilo "dia-mes-año".

Ejemplo: =FECHANUMERO("12-5-1998") devuelve 12/05/1998

Fuente: La Biblia de Excel 2007.pdf - Material provisto por el profesor en la clase de Informática.-

Potencial de Excel: "Funciones": BUSCARV.-

C.67: Si posees un conjunto de datos y necesitas extraer algún valor basándote sólo en un campo de referencia, puedes utilizar la función de Excel BUSCARV. El significado de la “V” en el nombre de la función refiere a que hace una búsqueda vertical (en Excel 2010 esta función cambio de nombre a CONSULTAV); en la imagen anexa podrás observar de forma sencilla cual es la sintaxis de esta función que puedes encontrar dentro del grupo de funciones de Búsqueda y Referencia de Excel.

Viendola desde un punto de vista mas simple la funcion BUSCARV se puede traducir en:

=BUSCARV(¿Qué criterio referencial deseas buscar?;¿Dónde buscas ese criterio referencial?;¿El valor de qué columna quieres que te muestre?;¿Quieres que el valor sea exacto o aproximado?).

Estructura de la función de Excel BUSCARV

Valor_buscado: se entiende como el criterio que se va a buscar en la primera columna de la matriz de tabla. Valor_buscado puede ser un valor o una referencia. Si valor_buscado es inferior al menor de los valores de la primera columna de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve al valor de error #N/A.

Matriz_buscar_en: Dos o más columnas de datos. Usa una referencia a un rango o un nombre de rango. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en son los valores que busca valor_buscado.

Es importante resaltar que al momento de seleccionar la matriz donde buscaremos la información, el valor referencial debe estar en la primera columna.

Estos valores pueden ser texto, números o valores lógicos. Las mayúsculas y minúsculas del texto son equivalentes

Indicador_columnas: Es el valor del número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_columnas es:

Si es inferior a 1, la función Excel BUSCARV devuelve al valor de error #VALUE!

Si es superior al número de columnas de matriz_buscar_en, función Excel BUSCARV devuelve el error #REF!

Ordenado: Es el valor lógico que especifica si la función Excel BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o aproximada:

Si se omite o es VERDADERO, se devolverá una coincidencia exacta o aproximada. Si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a valor_buscado.

Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en deben estar clasificados según un criterio de ordenación ascendente; en caso contrario, es posible que la función Excel BUSCARV no devuelva el valor correcto. Para obtener más información.

Si es FALSO, la función Excel BUSCARV sólo buscará una coincidencia exacta. En este caso, no es necesario ordenar los valores de la primera columna de matriz_buscar_en. Si hay dos o más valores en la primera columna de matriz_buscar_en, se utilizará el primer valor encontrado. Si no se encuentra una coincidencia exacta, se devolverá el valor de error #N/A.

A continuación les dejo un video  explicativo que me resulto  muy interesante.. Saludos!! =)

Fuente: Ecxellentias - http://excellentias.com/2009/10/funcion-excel-buscarv/

Potencial de Excel: "Funciones": ESTADÍSTICAS.-

Funciones estadísticas:

Función MEDIA.ARMO(número1;número2;...) - Devuelve la media armónica de un conjunto de números positivos.

Ejemplo: =MEDIA.ARMO(5;5;2) devuelve 3.33333

C.66: Función MAX(número1;número2;...) - Devuelve el valor máximo de la lista de valores.

Ejemplo: =MAX(5;5;2;15;12;18) devuelve 18

C.65: Función MIN(número1;número2;...) - Devuelve el valor mínimo de la lista de valores.

Ejemplo: =MIN(5;5;2;15;12;18) devuelve 2

Función MEDIANA(número1;número2;...) - Devuelve la mediana, el número central, de la lista de valores.

Ejemplo: =MEDIANA(5;5;2;15;12;18) devuelve 8,5

Función MODA(número1;número2;...) - Devuelve el valor que más se repite en la lista de valores.

Ejemplo: =MODA(5;5;2;15;12;18) devuelve 5

C.64: Función PROMEDIO(número1;número2;...) - Devuelve la media aritmética de la lista de valores.

Ejemplo: =PROMEDIO(5;5;2) devuelve 4

Función VAR(número1;número2;...) - Devuelve la varianza de una lista de valores.

Ejemplo: =VAR(5;5;2;7;12) devuelve 13,7

Función K.ESIMO.MAYOR(matriz;k) - Devuelve el valor k-ésimo mayor de un conjunto de datos. Por ejemplo el cuarto número mayor del conjunto de datos.

Ejemplo: =K.ESIMO.MAYOR({23;5;1\4;6;28\5;18;21};4) devuelve 18

Función K.ESIMO.MENOR(matriz;k) - Devuelve el valor k-ésimo menor de un conjunto de datos. Por ejemplo el cuarto número menor del conjunto de datos.

Ejemplo: =K.ESIMO.MENOR({23;5;1\4;6;28\5;18;21};4) devuelve 5

Hasta el próximo post y espero les guste! =)

Fuente: La Biblia de Excel 2007.pdf - Material provisto por el profesor de la cátedra Informática.-

Potencial de Excel: "Realizar Gráficos".-

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación. Vamos a ver cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas.

Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:

• Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.

• Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.

CREACIÓN DE GRÁFICOS EN EXCEL 2007.-

Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.

Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el gráfico, de esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que solicita.

Como puedes ver existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición. Podemos seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que

se encuentran disponibles.

En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace en la parte inferior del

listado que muestra Todos los tipos de gráfico...

Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos.

Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar para empezar a crearlo. Si seleccionaste un rango de celdas verás tu nuevo gráfico inmediatamente y lo insertará en la hoja de cálculo con las características predeterminadas del gráfico escogido. Si has decidido probar suerte y no tenías celdas seleccionadas, deberás seguir leyendo los siguientes apartados.

C.63: MODIFICAR LAS CARACTERÍSTICAS DEL GRÁFICO.-

En la pestaña Presentación podrás encontrar todas las opciones relativas al aspecto del gráfico. Por ejemplo, podrás decidir que ejes mostrar o si quieres incluir una cuadrícula de fondo para poder leer mejor los resultados. Todo esto lo encontraras en la sección Ejes: 

Utiliza las opciones de la sección Etiquetas para establecer qué literales de texto se mostrarán en el gráfico:

De todas formas, recuerda que puedes seleccionar las etiquetas dentro del gráfico y arrastrarlas para

colocarlas en la posición deseada.

Desde esta sección también podrás configurar la Leyenda del gráfico.

Finalmente destacaremos las opciones de la sección Fondo que te permitirán modificar el modo en el que se integrará el gráfico en el cuadro de cálculo.

La primera opción Área de trazado, sólo estará disponible para los gráficos bidimensionales.

Excel 2007 ha sido diseñado para que todas sus opciones sean sencillas e intuitivas, así que después de

un par de pruebas con cada una de estas opciones entenderás perfectamente sus comportamientos y resultados.

Practica primero con unos cuantos gráficos con datos al azar y verás el provecho que puedes sacarle a

estas características.

Para terminar de configurar tu gráfico puedes ir a la pestaña Formato, donde encontrarás la sección

Estilos de forma (que utilizaremos también más adelante para enriquecer la visualización de los

objetos que insertemos).

Estas opciones te permitirán aplicar diversos estilos sobre tus gráficos. Para ello, simplemente selecciona el área completa del gráfico o de uno de sus componentes (áreas, barras, leyenda...) y luego haz clic en el estilo que más se ajuste a lo que buscas. Claro que si no quieres utilizar uno de los preestablecidos puedes utilizar las listas Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de forma para personalizar aún más el estilo del gráfico.

Espero les sirva y mucha suerte con sus gráficos!!! Saludos! =)

Fuente: La Biblia de Excel 2007.pdf - Material provisto por el profesor de la cátedra Informática.-

Seguimos aprendiendo con Excel: "Manejo de tabla de datos"

Hola a todos! En este nuevo post quiero compartir con ustedes lo nuevo aprendido sobre Excel.. A medida que vayamos aprendiendo mas cosas iré subiendo nuevos posts..

En la entrega anterior aprendimos cómo ponerle nombres a celdas o rangos, pero no vimos como borrarlos o editarlos. En el caso de que deseemos hacer alguna de estas cosas debemos seguir los siguientes pasos:

C.62: Fórmulas --> Administrador de nombres.

y aquí veremos y podremos editar y/o borrar todos los nombres que deseemos!

C.61: En el caso de que deseen insertar un SmartArt como lo haciamos en Word, sería mas acorde que quitemos la cuadricula de la hoja de Excel y esto lo podemos hacer de la siguiente forma:

• Diseño de página --> Ficha de "Opciones de la hoja" --> destilar VER en "Líneas de la cuadricula".

Sobre insertar un SmartArt, como lo sería un organigrama por ejemplo, no nos detendremos en este tema ya que se hace de igual forma a como lo hacíamos en Word 2007.

POTENCIAL DE EXCEL:

1- Manejo de tabla de datos. (Post actual)

2- Realizar gráficos. (Post próximos)

3- Trabajar con fórmulas y funciones. (Post próximos)

1 - MANEJO DE TABLA DE DATOS: Las tablas tienen una estructura y por lo tanto determinadas características. En toda tabla debe haber una cabecera, esto es el elemento más importante de la tabla y debe estar siempre en A1. 

Una tabla de datos se relaciona con una "Base de datos". Una base de datos esta formada por lo que se denomina "Registro", y este, a su vez está formado por un conjunto de "Campos". Estos campos deben tener un nombre de campo. Los campos tienen "Datos" y este dato se encuentra relacionado con el Campo.

Ejemplo; en una base de datos X, la cabecera serían los campos, los nombres en la cabecera serian los nombres de campo, y un registro seria una fila de la tabla.

C.60: FILTRO DE DATOS: Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros.

Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos, para esto debemos seguir los siguientes pasos:

• Datos --> ficha de Ordenar y Filtrar --> Filtro. 

C.59: Si deseamos ordenar nuestros datos de alguna forma en particular hacemos lo siguiente:

En caso de tratarse de un sólo ítem o columna:

• Datos --> ficha de Ordenar y Filtrar --> Ordenar. 

En caso de tratarse de mas de un ítem o columna:

• Datos --> ficha de Ordenar y Filtrar --> Ordenar --> Agregar nivel. 

C.58: COLOCANDO MARCADORES:

Tal vez deseemos colocar "iconitos" en cuanto a un determinado criterio, por ejemplo, si tenemos una lista de precios y deseamos ponerle un color a los importes mayores a "x" cantidad y otro a los menores de esa cantidad. En este caso hacemos lo siguiente...

• Seleccionamos la columna que deseamos ordenar --> Inicio --> Formato condicional --> Nueva regla --> Estilo de Formato --> Conjunto de iconos.

C.55: Incluso podemos hacer una discriminación mas amplia, darle formato sólo a determinadas celdas, para esto....

• Inicio --> Formato condicional --> Escala de colores --> Más reglas --> Aplicar formato unicamente a las celdas que contengan --> (Elegimos el criterio deseado). 

C.54: Para finalizar este post veremos cómo borrar todos los filtros o marcadores que hayamos colocado...

• Inicio --> Formato condicional --> Borrar reglas ----> Borrar reglas de las celdas seleccionadas.      ----> Borrar reglas de toda la hoja.

Espero les haya gustado mi post y nos vemos en el próximo con más sobre Excel 2007! Saludos!!

Fuente: Clases Prácticas de Informática.