- Excel 2007: Conceptos básicos -

Hola a todos! El dìa de hoy quiero compartir con ustedes lo aprendido sobre  Excel 2007. Pero primero interioricemosnos un poquito sobre Qué es Excel 2007??

Excel es un software que permite crear tablas, y calcular y analizar datos. Este tipo de software se denomina software de hoja de cálculo. Excel permite crear tablas que calculan de forma automática los totales de los valores numéricos que especifica, imprimir tablas con diseños cuidados, y crear gráficos simples.

Para comenzar a familiarizarnos con esta nueva herramienta veremos una imagen de la interfaz de Excel 2007 y cómo se compone...

C.51:

1 - Barra de Tìtulo: Muestra el nombre del archivo de la hoja de cálculo que se está editando y el nombre del software que se está usando.

2 - Botón de Office: haga clic en este botón cuando esté usando comandos básicos, tales comoNuevo, Abrir, Guardar como, Imprimir y Cerrar.

3 - Barra de herramientas de acceso rápido: aquí se encuentran los comandos que se usan frecuentemente como Guardar y Deshacer. También puede agregar sus comandos favoritos.

4 - Cinta de opciones: en ella se encuentran los comandos necesarios para el trabajo que va a realizar. Es lo mismo que “Menús” o “barras de herramientas” en otro software.

5 - Ventana Editar: muestra la hoja de cálculo que está editando. Las hojas de cálculo están compuestas de filas y columnas. Puede escribir o editar datos. Los cuadrados de las hojas de datos reciben el nombre de “celdas”.

6 - Botones de vista: permiten cambiar el modo de visualización de la hoja de cálculo que está editando para satisfacer sus necesidades.

7 - Barra de desplazamiento: permite cambiar la posición dentro de la hoja de cálculo que está editando.

8 - Control deslizante del zoom: permite cambiar la configuración de zoom de la hoja de cálculo que está editando.

9 - Barra de estado: muestra información sobre la hoja de cálculo que está editando.

CONCEPTOS BÁSICOS SOBRE LAS HOJAS DE CÁLCULO:

C.50: - ¿Qué es una celda? ¿Qué se puede hacer con una celda?

Una celda es un cuadrado de la hoja de cálculo. Puede especificar texto, números y fórmulas. Las filas se representan con números, y las columnas se representan con el abecedario.
Si tiene un borde negro, se denomina “celda activa”. Siempre hay una sola celda activa en la hoja de cálculo donde está trabajando. Si fuera un mapa, sería la marca de “Usted está aquí”.

C.49: - ¿Qué es un rango de celda?

Un rango de celda es un conjunto de dos o más celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.

C.48: - ¿Qué es una hoja de cálculo?

Una hoja de cálculo es el documento principal que se emplea en Excel para almacenar datos y trabajar con ellos. También se denomina hoja. Se compone de celdas organizadas en columnas y filas; una hoja de cálculo siempre se almacena en un libro.

C.47: - ¿Qué son los operadores aritméticos?

Son signos que se emplean para combinar números y generar resultados numéricos:

+ (Signo mas) Suma 

/ (Barra oblicua) División 

- (Signo menos) Resta, negación 

% (Signo de porcentaje) Porcentaje 

* (Asterisco) Multiplicación 

^ (Acento circunflejo) Exponenciación 

C.46: - ¿Qué son los operadores de comparación?

Son signos que se utilizan en los criterios de comparación a fin de comparar dos valores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO. Los seis operadores estándar son:

C.45: - ¿Qué es un operador de texto?

Utilice el signo (&) para unir o encadenar una o varias series de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.

& (“y” comercial) Conecta dos valores para generar un valor de texto continuo.

C.44: - ¿Cuáles son los operadores de referencia?

: (Dos puntos) Operador de rango, que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas 

; (Punto y coma) Operador de unión, que combina varias referencias en una sola 

Espacio Operador de intersección, que genera una referencia a las celdas comunes a las dos referencias 

C.43: TIPOS DE REFERENCIAS:

• Referencia relativa.- Las referencias de celdas relativas de una fórmula cambian automáticamente cuando la fórmula se copia en toda una columna o en toda una fila, una referencia relativa adopta la forma A1. 

• Referencia absoluta.- Una referencia de celdas absoluta es fija. Las referencias absolutas no cambian al copiar una fórmula de una celda en otra. Las referencias absolutas tienen signos de dólar ($) como esta: $D$9. 

• Referencia mixta.- Una referencia de celdas mixta tiene bien una columna absoluta y una fila relativa, o bien una fila absoluta y una columna relativa. Por ejemplo, $A1 es una referencia absoluta a la columna A y una referencia relativa a la fila 1. Cuando una referencia mixta se copia de una fila en otra, la referencia absoluta permanece igual pero la referencia relativa cambia.

También es posible utilizar referencia para celdas ubicadas en otras hojas en el mismo libro de trabajo. 

Por ejemplo, para introducir una referencia a la celda A1 de la Hoja1 en la celda D1 de la Hoja2, debemos seguir estos pasos:

1. Seleccione la celda D1 de la Hoja2 e introduzca el signo igual. 

2. Haga clic en la etiqueta de la Hoja1en la parte inferior de la ventana. 

3. En la Hoja1, haga clic en la celda A1 y regrese a la Hoja2. 

Veremos que en la barra de fórmula aparece la expresión: =Hoja1!A1

De igual manera podemos hacer referencias a celdas situadas en otras hojas de otros libros en lo que se denomina “REFERENCIA EXTERNA”. Esto referencia a una celda o un rango de una hoja de otro libro de Excel o referencia a un nombre definido de otro libro. 

Por ejemplo, para introducir una referencia a la celda A1 de la Hoja1 del Libro A en la celda A1 de la Hoja1 del Libro B, debemos seguir los siguientes pasos: 

1. Seleccionar la celda A1 de la Hoja1 del Libro B e introducimos el signo igual. 

2. Escribimos el nombre del libro del que deseamos extraer el dato entre corchetes [] seguido de la hoja y la celda deseadas de la siguiente forma: =[LibroA]Hoja1!A1 

3. Le damos ENTER y se abrirá un cuadro donde debemos seleccionar el Libro A de la ubicación en la que se encuentre. Lo seleccionamos y le damos aceptar. 

Veremos que en la barra de fórmula aparece la expresión: =[LibroA]Hoja1!A1

C.42: FORMATO:

Otra cosa que podemos hacer con excel es darle formato a los datos que ingresamos, sean estos datos textuales o numéricos. Dar formato a los datos que son introducidos en las celdas se puede hacer tanto antes de introducir el dato, como después de haber almacenado el dato en la celda. 

 El formato es independiente del contenido de la celda, es solo una máscara que mejora su aspecto y facilita la lectura de la información. 

 Al hace click derecho sobre una celda veremos un cuadro de dialogo. En él, debemos hacer click en “Formato de celdas…” y se abrirá otro cuadro en el que podremos observar distintas y variadas opciones.

En el caso de que deseemos copiar el mismo formato de una celda a otra o a varias, podemos hacerlo rápidamente yendo a la ficha de inicio. Allí sólo debemos presionar en “Copiar formato” (el icono es un pincel), veremos que el puntero se convierte en un pincel. Ahora solo debemos hacer click al objeto o celda a la que deseamos darle formato o arrastrar el puntero por el rango o celdas deseadas.

En excel podemos trabajar con formulas, funciones y (en menor medida) con texto. Una fórmula es una secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda que juntos producen un nuevo valor. Una fórmula siempre comienza por un signo igual (=). En cambio, una función es una fórmula escrita previamente que toma un valor o valores, realiza una operación y devuelve un valor o valores. 

C.41: FUNCIÓN SI.

Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.

Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.

Sintaxis

SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Prueba_lógica es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, se evaluará como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación.

Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lógica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero está en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lógico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula.

Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO, la función SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lógica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, después de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y valor_si_falso está en blanco (es decir, después de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el paréntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra fórmula.

Ejemplo:

	A	B
1	Gastos reales	Gastos previstos
2	1500	900
3	500	900
4	500	925
	Fórmula	Descripción (resultado)
	=SI(A2>B2;”Presupuesto excedido”;“Aceptar”)	Comprueba si la primera fila sobrepasa el presupuesto (Presupuesto excedido)
	=SI(A3>B3;”Presupuesto excedido”;“Aceptar”)	Comprueba si la segunda fila sobrepasa el presupuesto (Presupuesto excedido

Espero lo hayan entendido y sea de su agrado porque aún queda mucho más por aprender sobre esta fabulosa herramienta! Saludos a todos y hasta el próximo post people!

Fuente: 
Clases prácticas de Informática.
Microsoft Office - http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/funcion-si-HP010069829.aspx